FAQ und Hilfe

Bei einem auftretenden Fehler sollten Sie Diesen notieren und uns zu faxen. Beachten Sie, dass Sie Ihren Namen, die Firma, Ihre Versionsnummer und Ihre Telefonnummer mit auf dem Fax notieren, denn nur so ist eine direkte Bearbeitung möglich.
Die Faxnummer und weitere Informationen erhalten Sie unter: Kontakt

Das System benötigt zum Erstellen oder zur Druckausgabe diverser Listen eine sogenannte Indexdatei. Ist diese Indexdatei nicht vorhanden wird es in o.g. Meldung angezeigt.

Das passiert immer dann, wenn ein anderes Sortierfeld , als das eigentliche Schlüsselfeld der Liste vorgegeben ist. Abhilfe schaffen Sie wie folgt:

Unter dem Menüpunkt Extras, finden Sie den Punkt Sortierprogramm. Wählen Sie dieses in der entsprechenden Anwendung aus. In dem sich nun öffnenden Fenster wählen Sie das Feld aus, welches für die Liste entscheidend ist. Wenn Sie nicht wissen, welches Feld das ist, fragen Sie bitte bei uns nach.

Es gibt zwei Dinge, die Sie zum Faxen aus dem JS 08/4 System benötigen. Das ist zum Einen das Faxmodul (mehr Informationen unter Produkte) und zum Anderen benötigen Sie aus dem Hause Tobit die Faxsoftware FaxWare.

Öffnen Sie bitte die Anwendung in der Sie die Voreinstellung vornehmen möchten. Wählen Sie bitte in dem Menüpunkt Einstellungen, den Punkt Voreinstellung Daten aus. Es öffnet sich nun eine Datenfeldmaske, die Ihrer geöffneten Maske gleicht. Durch einen Mausklick in das entsprechende Feld, können Sie nun beginnen die Felder mit Daten zu füllen. Vergessen Sie bitte nicht die Eingabe durch F2-Speichern zu beenden.

Achten Sie darauf, dass Sie nur die Felder füllen, deren Inhalt immer gleich sein soll!

Es lassen sich nur *bmp, *.jpg und *.gif Dateien einbinden. Achten Sie darauf, das die Grafik nicht zu groß ist. Starten Sie den Formulargenerator indem Sie im Menu Einstellungen, den Formulargenerator öffnen. Öffnen Sie nun das Formular und wählen Sie durch einen Mausklick den Bereich aus, in dem Sie die Grafik einfügen möchten. Jetzt können Sie über den Menüpunkt Einfügen / Bitmap die Grafik auswählen. Wenn die Grafik nicht zu groß ist sehen Sie einen Rahmen, der sich mit dem Mauszeiger mitbewegt. Wiederum mit einem Mausklick positionieren Sie die Grafik in dem Formular. Wenn Sie die Grafik an der gewünschten Stelle positioniert haben, müssen Sie das Formular nur noch Speichern.

Das JS-System stellt zwei Möglichkeiten des Datenimports zur Verfügung. Zum Einen den Mona-Datenimport und zum Anderen den "normalen" (sequentiellen) Datenimport.

Im Folgenden werden die zwei Möglichkeiten detailliert erläutert.

Mona-Datenimport

Um Mona-Daten zu importieren benötigt das Programm eine Symboldatei (*.sym). In einer Mona-Datei stehen die einzelnen Felder eines Datensatzes in einer separaten Zeile. Ein Datensatz wird dann durch "*eor*" abgeschlossen. Für die angesprochene Symboldatei heißt das, dass die einzulesenden Datenbankfelder in der gleichen Reihenfolge stehen müssen, wie in der Mona-Datei.

Hier ein Beispiel für eine Symboldatei:

SYMBOLE
kujobcode
kustart
kujob
kuprim
kusec
kuwartkz
kuanrede
kufirma
kuname
kustrasse
kuort
kuland
kupartner
kutelefon
kutelefax
kutelex
kuvertnr
kuzahlbed
kubranche
usw.

Mona-Daten werden über den Menüpunkt Einstellungen und weiter auf Datenbankdienste importiert. Hier müssen Sie auf Mona-Daten importieren klicken. In dem sich öffnenden Fenster sind noch einige Einstellungen zu tätigen:

Eingabefelder	Beschreibung
Arbeitsdatei	hier wird die Datei angegeben, in welche die Daten importiert werden sollen
Mona TMP-Datei	geben Sie hier die Datei an, in der die einzulesenden Daten stehen
Symboldatei	in diesem Feld müssen Sie die bereits oben angesprochene Symboldatei angeben
Symboldatei erweitert	diese erweiterte Symboldatei ist ausschließlich für Dateien mit anhängenden Positionsdateien gedacht. Eine Eingabe ist nicht zwingend notwendig
Symboldatei Text	diese erweiterte Symboldatei ist ausschließlich für Textzeilen bei Positionsdatenerfassung gedacht. Eine zwingende Eingabe in diesem Feld ist ebenfalls nicht notwendig
Positionen behalten	das setzten dieses Kennzeichens bewirkt, das beim Einlesen einer Basis-Datei (z.B. BA) die Positionen erhalten bleiben
In einer Transaktion einlesen	wenn Sie diese Funktion einschalten ist das Einlesen der Daten zwar schneller; es können an der Arbeitsstation während des Einlesevorgangs allerdings keine weiteren arbeiten durchgeführt werden
Zeichensatz konvertieren	dieses Funktion ist für den Datenimport von einer Datei gedacht, die im ASCII-Zeichenformat vorliegt

 

Sequentieller Datenimport

Um sequentielle Dateien importieren zu können muss eine Importbeschreibung erstellt werden, die dem Programm mitteilt, wie die Daten aus der zu importierenden Datei eingelesen werden sollen.

In dieser Importbeschreibung (datei.imp) müssen folgende Angaben gemacht werden:

JSNAME = AR
Der Name der JS-Datei, in die Daten importiert werden sollen. Die zwei Buchstaben des Dateikürzels reichen als Angabe.
z.B.: AR = Artikel; KU = Kunden; LI = Lieferanten; VE = Vertreter; KO = Kundensonderkonditionen; usw.

---

FILENAME = C:\EXTERN\DATEN.DAT
Der Name der zu importierenden Datei, ggf. mit der vollen Laufwerks- und Pfadbezeichnung.

---

FILETYPE = 3
Datensatztyp der Importdatei.

1 = Sequentiell mit Trennung (SDF Delimited)
Textfelder sind in Anführungszeichen eingeschlossen. Numerische Felder können in Anführungszeichen eingeschlossen werden.
Die einzelnen Felder werden durch Kommata getrennt. Das Satzende wird durch CR/LF gekennzeichnet. Die einzelnen Felder können von Satz zu Satz in der Länge variieren.

2 = Sequentiell (SDF)
Die Felder beginnen auf festen Positionen im DatensatzDas Satzende wird durch CR/LF gekennzeichnet.

3 = Feste Satzlänge
Die Felder beginnen auf festen Positionen im Datensatz Der Datensatz hat keine Endekennzeichnung. Alle Datensätze sind gleich lang. Die Satzlänge wird durch den nachfolgend beschriebenen Parameter RECLEN festgelegt.

4 = Sequentiell Einlesen
Jedes Datenfeld pro Datensatz steht in einer separaten Zeile mit CR/LF getrennt. Keine Datensatzendekennung.

5 = MONA-Einlesen
Jedes Datenfeld pro Datensatz steht in einer separaten Zeile mit CR/LF getrennt. Als Datensatzendekennung steht "*eor*".

6 = DBF
Die Eingabedatei liegt im FormatDBASE III/IV vor. Die Angaben der Felder in der FIELDS- Beschreibung müssen in der Reihenfolge der Felder der *.DBF Datei erfolgen.

---

FIELDSEP = 59
Trennzeichen bei seq. im ASCII Format. In diesem Fall Semikolon.

---

RECLEN = 234
Datensatzlänge.
Diese Angabe ist zwingenderforderlich, wenn Datensätze mit fester Satzlänge verarbeitet werden.

---

BUFLEN = 32767 (optional)
Die Länge des Lesepuffers.
Die Voreinstellung ist 16384. Dieser Parameter muss nur gesetzt werden, wenn die Länge der Datensätze grösser als 16K ist.

---

KEYWAIT = 1 (optional)
Gibt an ob das Programm nach beenden des Einlesevorgangs auf die F1-Taste warten soll, oder ob es sofort beenden soll. (KEYWAIT = 0)

---

NOCHANGE = 1 (optional)
Mit der Voreinstellung (NOCHANGE=0) werden bereits existierende Daten durch die Importdaten geändert bzw. überschrieben.
Bei NOCHANGE=1 werden bereits existierende Datensätze nicht übernommen.

---

PLCHECK = 1 (optional)
Einschalten der Plausibilitätsprüfung. Wenn die Option eingeschaltet ist, werden Datensätze, die den Anforderungen der Pflichtfelder der Datei nicht genügen, nicht übernommen.

---

PRESETS = 1 (optional)
Übernahme der Dateivorbelegung einschalten. Alle neu erfassten Datensätze werden zusätzlich mit den Feldinhalten der Dateivorbelegung gespeichert.

---

AUTONUMBER = 1 (optional)
Automatische Satznumerierung einschalten. Der Primärschlüssel wird dann automatisch vom Startwert in der Dateiparameterverwaltung hochgezählt.

---

NOCREATE = 1 (optional)
Mit der Voreinstellung (NOCREATE=0) werden nicht existierende Daten durch die Importdaten angelegt, bzw. vorhandene Daten werden geändert.
Bei NOCREATE=1 werden nur bereits existierende Datensätze geändert und keine neuen Sätze angelegt.

---

REMOVE_INFILE = 1 (optional)
Mit der Voreinstellung (REMOVE_INFILE=0) wird die eingelesene Datei nach dem Import nicht gelöscht.
Durch setzen des Schalters (REMOVE_INFILE=1) wird die eingelesene Datei nach dem Einlesen gelöscht.

---

SEQOUT =
1 - Umsetzen Eingabedatei in MONA-Ausgabedatei
2 - Umsetzen Eingabedatei in Sequentielle Ausgabedatei

---

FIELDSA = S (optional)
Die Angabe von FIELDSx = Satzart leitet die Datensatzbeschreibung ein. Die Angabe des einstelligen Satzartenkennzeichens ist optional. Es wird vorausgesetzt, daß das Satzartenkennzeichen das jeweils 1. Feld des Datensatzes ist. Es werden nur Datensätze gelesen, die im 1. Byte das Satzartkennzeichen enthalten.

 

Wichtiger Hinweis:
Innerhalb der Datensatzbeschreibung dürfen keine Kommentare stehen.

 

Hier ein kleines Beispiel für eine Importbeschreibung:

* Dateinamen
JSNAME = AR
FILENAME = e:\v301\data.txt
* Filetype 1 = SDF-Delimited
FILETYPE = 1
* Feldbeschreibung FIELDSx = Satzart
* bei Filetyp 1 Position und Länge 0
* Symbol, Position, Länge, Typ, Attribut, Vorbesetzung
FIELDSA = D
"arwg",0,0,8,0,""
"arprim",0,0,8,0,""
"arname1",0,0,8,0,""
"armindest",0,0,8,0,""
"arabfreqj" , 0, 9, 2, 4,"($arabfreqm$)^1+"
END

Attribute werden durch logisches ODER verknüpft:

1 – Bei numerischen Feldern wird der Inhalt des Importfeldes auf das Zielfeld aufaddiert.
2 – Kein Importfeld!, nur Konstante aus Vorbesetzung.
4 – Kein Importfeld!, nur Berechnungsformel aus Vorbesetzung.

1	Bei numerischen Feldern wird der Inhalt des Importfeldes auf das Zielfeld aufaddiert.
2	kein Importfeld!, nur Konstante aus Vorbesetzung
4	kein Importfeld!, nur Berechnungsformel aus Vorbesetzung

 

Stehen Felder in der einzulesenden Datei, die nicht mit übernommen werden sollen, so müssen Sie ein Leerfeld an diese Stelle bringen:

* Dateinamen
JSNAME = CO
FILENAME = m:\v1\v139\kolli\kolli1
* Filetype 1 = SDF-Delimited
FILETYPE = 1
* Feldbeschreibung FIELDSx = Satzart
* bei Filetyp 1 Position und L"nge 0
* Symbol,Position,L"nge,Typ, Attribut, Vorbesetzung
FIELDSA = D
"",0,0,8,0,""
"coauftragsnr",0,0,8,0,""
"cobaugruppe",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"copos",0,0,8,0,""
"cocolli",0,0,8,0,""
"coartnr",0,0,8,0,""
"comenge",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"coname1",0,0,8,0,""
"coname2",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"",0,0,8,0,""
"cokdnr",0,0,8,0,""
END
FIELDSB = H
"",0,0,8,0,""
END
FIELDSC = T
"",0,0,8,0,""
END

Wenn Sie die Importbeschreibung und die ein zu lesende Datei haben, klicken Sie im Menüpunkt Einstellungen und weiter auf Datenbankdienste. Hier klicken Sie nun auf Datenimport. In dem sich nun öffnenden Fenster muss dann nur noch die Importbeschreibung angegeben werden und die Daten werden importiert.

Es gibt zwei Möglichkeiten Daten aus dem JS-System zu exportieren.

Die erste Möglichkeit ist die Mona–Daten–Ausgabe über die Datenbankdienste (Einstellungen / Datenbankdienste). Hier klicken Sie auf den Punkt Mona–Daten exportieren. In dem sich öffnenden Fenster ist dann die Arbeitsdatei sowie die Ausgabedatei anzugeben. (Arbeitsdatei für Artikel = AR). Anschließend auf Start klicken und das Programm exportiert die gesamte Datei (z.B. kompletter Artikelstamm)

Die zweite Möglichkeit ist, die entsprechenden Daten direkt aus den jeweiligen Anwendungen heraus zu exportieren (z.B. Lieferantenverwaltung). Hier können Sie auch nur bestimmte Felder exportieren und Sie haben die Wahl zwischen mehreren Ausgabeformaten.

Klicken Sie im Menü Extras auf Datenausgabe. Jetzt legen Sie die gewünschten Ausgabefelder in der gewünschten Reihenfolge fest (wenn nichts angegeben wird, werden alle Datenbankfelder exportiert). Weiter haben Sie bei diesem Verfahren auch die Möglichkeit über die Selektion nur bestimmte Datensätze auszugeben. Bei F4-Format können Sie zwischen diversen Ausgabeformaten wählen (z.B. Mona, Word, Dbase, usw.). Wenn jetzt alle Angaben gemacht wurden, können Sie mit drücken der taste F10 die Datenausgabe starten.

Zunächst ist es wichtig, das Sie nur dann eine Reorganisation der Daten vornehmen sollten, wenn einer unsere Mitarbeiter Sie dazu auffordert.
Wärend der Reorganisation darf sich kein anderer Benutzer im Programm befinden.
Um Daten reorganisieren zu können, müssen Sie den Menüpunkt Einstellungen / Datenbankdienst auswählen. Hier sehen Sie nun den Button Dateien Reorganisieren. Jetzt müssen Sie nur noch die Arbeitsdatei auswählen (die Datei, die Sie reorganisieren wollen z.B. AR für Artikel) und mit dem Startbutton starten.

WICHTIG!!!
Führen Sie vor JEDEM Update eine Datensicherung durch! Dies ist die Standard-Vorgehensweise. Es gibt Fälle, in den anders verfahren wird. Lesen Sie bitte die dem Update beigefügte E-Mail bzw. den beigefügten Brief gründlich durch!
Achten Sie darauf, dass sich, während Sie das Update einspielen, keine weiteren User im JS-Programm befinden!
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Updates erhalten:

1. auf CD / Diskette per Post
2. als Anhang per Email
3. als Download von unserem Webserver

Alle drei Arten enthalten in der Regel die Datei SBEUPD.ZIP. Diese Datei sollte gespeichert werden.
Zum Einspielen des Updates gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. alle Benutzer müssen das JS-System verlassen
2. führen Sie eine Datensicherung durch
3. Melden Sie sich als Systemadministrator, oder einem Benutzer der gleiche Rechte hat im JS-System an
4. klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen und hier weiter auf Datenbankdienste
5. in dem sich nun öffnenden Fenster klicken Sie auf Programmänderung kopieren, es öffnet sich ein weiteres Fenster
6. klicken Sie doppelt auf das Fadenkreuz wählen Sie die entsprechende Datei aus(die heruntergeladene Datei, die Datei aus dem Emailanhang oder direkt die Datei von der CD-ROM). Eine andere Möglichkeit ist, die Updatedatei über das Fadenkreuz zu ziehen und los zu lassen.
7. das System führt das Entpacken und das Einspielen des Updates selbständig durch.

Wenn das Update eingespielt ist, schließen sich die Fenster und Sie sehen wieder das "normale" JS-Fenster

Einige Emailprovider wie T-Online, lassen einen grösseren Datentransfer von Emails nicht zu.
Aus diesem Grund stellen wir Ihnen Ihr Update auf unserem Webserver zur Verfügung. Sie erhalten dann also nicht das Update als Anhang einer Email, sondern den Link, wo Sie Ihr Update herunterladen können.

Zum Herunterladen des Updates gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf den Link; nun sollte Ihr Browser die WebSite öffnen. Wenn dies nicht der Fall ist, starten Sie Ihren Browser manuell und geben dann den Link ein. Ihr Browser wird Sie nach einer kurzen Ladezeit fragen, ob Sie die Datei öffnen oder speichern möchten. Wählen Sie speichern. Anschließend wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem das Update gespeichert werden soll (am Besten direkt auf den Desktop).

Das JS System 08/4 kann alle Drucker verwenden, die in Windows installiert sind.

Sie sollten für einzelne Aufgaben Drukernamen festlagen (z.B. Listendrucker, Formulardrucker, usw.). Dies können Sie unter Einstellungen / Druckernamen machen. Tragen Sie hier einfach Zeilenweise die Druckernamen ein. Anschließend müssen Sie in den Formularvorlagen den einzelnen Forlagen, die Druckernamen zuordnen. Diese Formularvorlagen müssen Sie wiederum den einzelnen Belegen in den Belegparametern zuweisen.

Diese Frage lässt sich recht einfach beantworten. Bei einigen Updates werden Felder in der Datenbank verändert, hinzugefügt oder entfernt. Diese Änderungen haben eine Reorganisation der Daten zur Folge. Dann gibt es wiederum Updates, wo einfach nur Formulare, Bildschirmmasken oder Bildschrminfos geändert werden. Bei dem Einspielen dieser Updates werden keine Daten reorganisiert.